Minggu, 06 Juli 2008

poin-poin penting

join

2 komentar:

diana mengatakan...

2.1. Pengertian
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan .
Pada mulanya sistem ERP digunakan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi pada perusahaan manufaktur. Namun kini ERP sudah berkembang untuk melayani kebutuhan industri lain, termasuk jasa keuangan, suplly chain management dan sektor sumber daya manusia.
ERP memberikan sistem informasi tunggal untuk tipe organisasi dengan level koordinasi dan integrasi tinggi sebagai kunci proses bisnis. Sistem ini akan membentuk sebuah modul dan otomatisasi proses bisnis. Contoh penggunan ERP mencakup: Manufacturing, Supply Chain, Financials, CRM, Human Resources, and Warehouse Management.
2.2. Sejarah ERP
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
2.3. Karakter Sistem
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
2.4. Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia :
1. Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Finansial dan Akunting
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
2.5. Manfaat Menggunakan ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan :
1. Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
2.6. Memilih ERP
Latar Belakang
a. Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk
b. ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
c. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
d. Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada
e. Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
f. Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’
Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal
2.7. Syarat Sukses (Tips) Memilih ERP
1. Knowledge & Experience
a. Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
b. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
c. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
d. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup
2. Selection Methodology
Metodologi
• Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
• Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP
2.8. Keuntungan Penggunaan ERP
• Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
• Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
• Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
2.9. Resiko yang berkaitan dengan implementasi ERP
1. Implementasi dengan pendekatan langsung serentak vs bertahap.
Mengimplementasikan system ERP lebih banyak hubungannya dengan mengubah cara suatu perusahaan menjalankan bisnisnya, daripada berhubungan dengan teknologi. Akibatnya, kebanyakan kegagalan dalam implementasi ERP disebabkan oleh masalah budaya dalam perusahaan yang tidak menerima tujuan dari rekayasa ulang proses. Berbagai strategi untuk mengimplementasikan system ERP agar dapat mewujudkan tujuan ini didasarkan pada dua pendekatan umum berikut: pendekatan langsung serentak dan bertahap.
2. Tentangan terhadap perubahan dalam budaya perusahaan
Agar dapat berhasil, semua area fungsional perusahaan harus dilibatan dalam menentukan budaya perusahaan dan dalam menentukan kebutuhan system baru terkait.
Budaya dari sisi teknilogi juga harus dinilai. Perusahaan yang tidak memiliki staf pendukung teknologi untuk system yang baru atau memiliki basis pengguna yang tidak mengenal teknologi computer, akan menghadapi kurva pembelajaran yang lebih curam dan berpotensi menghadapi hambatan penerimaan lebih besar pada system terkait oleh karyawannya.
3. Memilih ERP yang salah
Karena system ERP adalah system yang telah setengah jadi, pengguna akan harus menentukan apakah ERP sesuai dengan budaya perusahaan dan berbagai proses bisnisnya. Alasan utama suatu kegagalan system adalah ketika system ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting.
4. Memilih konsultan yang salah
Mengimplementasikan system ERP adalah peristiwa yang kebanyakan perusahaan akan lalui hanya sekali. Keberhasilan proyek tersebut tergantung pada keahlian dan pengalaman yang biasanya tidak dimiliki secara internal. Karenanya, memang hampir semua implementasi ERP melibatkan konsultan luar, yang mengoordinasikan proyek tersebut, membantu perusahaan mengidentifikasi berbagai kebutuhannya, mengembangkan berbagai spesifikasi kebutuhan untuk ERP, memiliki paket ERP, dan mengelola perpindahannya.
Keluhan yang sering timbul adalah perusahaan konsultan menjanjikan praktisi yang berpengalaman, akan tetapi ternyata mengirim pekerja magang yang tidak berkompetensi.
5. Biaya tinggi dan pembengkakan biaya
Biaya total kepemilikan (total cost of ownership-TCO) untuk system ERP berbeda-beda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Untuk implementasi berukuran menengah hingga besar, maka biayanya akan berkisar dari ratusan ribu hingga ratusan juta dolar. TCO meliputi biaya peranti keras, peranti lunak, jasa konsultasi, biaya personel internal, instalasi, serta pembaruan dan pemeliharaan system untuk dua tahun pertama setelah implementasi.
6. Gangguan pada operasi perusahaan.
System ERP dapat menghancurkan perusahaan yang menginstalnya. Dalam survey oleh Deloitte Counsulting atas 64 perusahaan yang tercantum dalam Fortune 500,25 persen perusahaan yang disurvei menyatakan bahwa mereka pernah mengalami kejatuhan tajam dalam kinerja mereka di periode setelah implementasi.
2.10. Kasus “The FoxMeyer Drugs’ Bankruptcy”
Penyebab kebangkrutan FoxMayer
Pada tahun 1993, FoxMayer meluncurkan proyek Delta III yang mencakup 2 kebijakan yaitu implementasi SAP R/3 untuk meneliti pasar dan evaluasi produk serta implementasi otomasi warehouse yang disebut Pinaccle. Konsultan proyek Delta III adalah Andersen company yang bertugas untuk mengintegrasikan dan mengimplementasikan proyek Delta III selama tahun 1994 dan 1995. Namun sebagai akibat implementasi proyek Delta III, FoxMeyer bangkrut pada tahun 1996. Begitu pula dengan trustee, vendor, dan konsultan yang terlibat mengalami kerugian besar.
Beberapa resiko yang dihadapi Foxmeyer:
1. Faktor proyek. Implementasi proyek hanya didukung top management tetapi tidak didukung dengan komitmen dari karyawan. Karyawan merasa terancam dengan implementasi sistem baru (Pinaccle yang diintegrasikan dengan SAP R/3) karena sistem akan menggantikan pekerjaan mereka. Masalah terjadi saat masa transisi dari penutupan 3 warehouse menuju automasi utama. Oknum karyawan merusak inventori, pesanan yang tidak didaftarkan, dan kesalahan karena system yang baru tidak dapat tidak sesuai dengan jumlah transaksi.
2. Lingkup dan persyaratan proyek. FoxMeyer terlalu dini mengadopsi SAP R/3. Pada saat baru diadopsi, FoxMeyer menandatangani kontrak besar dengan UHC yang menangani transaksi yang amat besar padahal system baru belum siap untuk hal tersebut
3. Resiko eksekusi. Eksekusi system harus diiringi dengan peningkatan skill dan pengetahuan karyawan. FoxMeyer tidak menyediakan skill yang dibutuhkan system baru dan menyerahkan semua pekerjaan kepada konsultannya. Padahal konsultan tersebut kebanyakan tidak memiliki pengalaman mengenai system yang diimplementasikan
4. Resiko lingkungan perusahaan. Manajemen memiliki kontrol yang terbatas atau bahkan bisa dikatakan tidak memiliki control atas implementasi sistem baru dan sistem lebih banyak dikendalikan oleh vendor dan konsultan
Proyek Delta tidak mempertimbangkan pertumbuhan bisnis FoxMeyer dan seharusnya peran vendor dalam implementasi sistem dihapus secara bertahap. Hal-hal yang menyebabkan kebangkrutan foxMeyer adalah :
1. Konsultan yang tidak memiliki pengalaman mengenai sistem baru yang diimplementasikan.
2. FoxMeyer kekurangan SDM berpengalaman untuk menangani fast-track installation.
3. Keyakinan manajemen yang terlalu tinggi bahwa sistem akan dapat menghemat dana perusahaan secara radikal. Komitmen manajemen yang berlebihan terhadap proyek akan menghasilkan estimasi berlebihan mengenai efisiensi biaya yang dapat dilakukan.
4. Keputusan implementasi yang terlalu dini dan bersikeras untuk mengimplementasikan
5. Pada saat proyek baru diimplementasikan dan kontrak dari UHC diterima, hal ini tidak dibarengi dengan perubahan kebijakan dan prosedur yang sesuai dengan sistem dan pekerjaan yang baru.
Seharusnya Foxmeyer melakukan tes awal sampai sejauh mana sistem dapat digunakan dan memiliki jaminan tertentu atas sistem yang diiplmentasikan. Tahap awal implementasi SAP R/3 diperburuk dengan dilakukannya perjanjian dengan UHC untuk menangani transaksi dengan UHC yang sangat besar. FoxMeyer tidak resiko dengan vendor dan konsultan apabila hasil implementasi sistem tidak seperti yang diharapakan. FoxMeyer juga tidak dependen terhadap konsultannya. Misalnya bentuk transfer pengetahuan dari konsultan ke perusahaan harus dituangkan dalam kontrak perjanjian kerja, sehingga ketika konsultan meninggalkan perusahaan, perusahaan yakin bahwa semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan dan mengembangkan sistem telah dimiliki perusahaan. Pada saat teknologi baru diimplementasikan, FoxMeyer seharusnya juga merekayasa ulang praktik bisnisnya agar sesuai dengan teknologi yang digunakan.
Kontrol atas lingkup, biaya dan kemajuan proyek, juga harus diperketat. Perlu dilakukan sebuah audit untuk menilai kelayakan proyek. Perusahaan seharusnya juga melakukan pelatihan karyawan untuk menjalankan sistem baru sehingga masalah moral dapat dihindari.
Analisis Penggunaan ERP
Sistem ERP bukan penyebab dari kebangkrutan FoxMeyer. Kebangkrutan FoxMeyer lebih disebabkan karena manajemen yang tidak siap dengan sistem automasi yang baru. Hal ini ditinjukkan dengan tidak adanya rekayasa ulang kebijakan dan aktivitas bisnis yang seharusnya disesuaiakan dengan sistem yang baru. Apalagi sistem yang baru diimplemntasikan langsung dipakai untuk menangani kontrak besar dengan UHC. Perusahaan tidak memberikan pelatihan yang cukup kepada karyawan mengenai sistem yang baru sehingga karyawan tidak mengetahui skill ataupun pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem. Perusahaan tidak memiliki jaminan sampai sejauh mana karyawan akan dilatih dan dipersiapkan oleh konsultan untuk menangani sistem yang baru.
FoxMeyer tidak mengantisipasi resiko yang melekat pada implementasi sistem yang baru dan terlalu mempercayakan semua pekerjaan kepada konsultan. Perusahaan mendapatkan ruang gerak yang terbatas untuk mengawasi implementasi sistem. Di sisi lain, konsultan yang dipilih adalah konsultan sistem informasi dengan jam terbang yang tinggi namun tidak memiliki pengalaman untuk mengintegrasikan SAP R/3 dan Pinaccle. Konsultan memperlakukan perusahaan sebagai laboratorium untuk ajang percobaan.


Dampak terhadap Audit ERP
1. Otorisasi transaksi
Manfaat utama system ERP adalah integrasi erat arsitektur modulnya. Akan tetapi, struktur ini juga memiliki potensi masalah untuk otorisasi transaksi.
2. Pemisahan tugas
Keputusan operasional dalam perusahaan berbasis ERP dibuat sedekat mungkin dengan sumber peristiwanya. Karenanya, pemrosesan manual yang biasanya membutuhkan pemisahan tanggung jawab sering kali ditiadakan dalam lingkungan ERP.
3. Pengawasan
Salah satu masalah tersembunyi dalam impelementasi ERP yang sering disebutkan adalah pihak manajemen tidak benar-benar memahami
4. Record akuntansi
System ERP memiliki kemampuan untuk memperlancar keseluruhan proses pelaporan keuangan. Bahkan, banyak perusahaan dapat dan melakukan penutupan pembukuannya setiap hari.
Di luar teknologi ERP, beberapa resiko mengenai akurasi record akuntansi masih aka nada. Karena hubungan yang dekat dengan para pelanggan dan pemasok, beberapa perusahan menanggung resiko bahwa para data yang rusak atau tidak akurat masuk dari berbagai sumber eksternal ini serta merusak basis data akuntansi.
5. Pengendalian akses
Keamanan mungkin adalah salah satu isu pengendalian yang paling penting dalam implementasi ERP. Tujuan keamanan dalam system ini adalah untuk memberikan kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan informasi yang dibutuhkan. Kelemahan dalam keamanan dapat mengakibatkan pengungkapan rahasia dagang ke para pesaing serta berbagai akses lainnya yang tidak sah. Untuk mengatasi kelemahan pemakaian system computer adalah membebankan batasan keamanan pada data berdasarkan penilaian risiko. Administrator system harus mengendalikan dengan ketat data yang lebih sensitive dan berisiko dalam perusahaan.
6. Mengaudit gudang data
Sebagai bagian dari audit system informasi auditor mendesain suatu prosedur untuk mengumpulkan bukti yang berhubungan dengan berbagai penilaian pihak manajemen yang berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan. Sebagai bagian dari prosedur ini, auditor sering melakukan kajian analitis (analytical review) pada berbagai saldo akun untuk mengidentifikasi berbagai hubungan antarakun dan resiko yang tidak tampak jika hal tersebut tidak dilakukan.

Natalia Zimniewicz mengatakan...

Super wpis. Pozdrawiam i czekam na więcej.